IT Control : Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi

IT Control atau Pengendalian IT merupakan proses pengumpulan dan evaluasi bukti-bukti untuk menentukan apakah sistem komputer yang digunakan telah dapat melindungi aset milik organisasi, mampu menjaga integritas data, dapat membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif, serta menggunakan sumber daya yang dimiliki secara efisien (Weber, 2000).

Pada dasarnya, Audit Sistem Informasi dibedakan menjadi dua kategori, yaitu:

1. Pengendalian Aplikasi (Application Control)

Tujuan pengendalian aplikasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa data di-input secara benar ke dalam aplikasi, diproses secara benar, dan terdapat pengendalian yang memadai atas output yang dihasilkan. Dalam audit terhadap aplikasi, biasanya, pemeriksaan atas pengendalian umum juga dilakukan mengingat pengendalian umum memiliki kontribusi terhadap efektifitas atas pengendalian-pengendalian aplikasi.

2. Pengendalian Umum (General Control)

Tujuan pengendalian umum lebih menjamin integritas data yang terdapat di dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program atau aplikasi yang digunakan untuk melakukan pemrosesan data.

PENGENDALIAN UMUM

Pengendalian umum pada perusahaan dilakukan terhadap aspek fisikal maupun logikal. Aspek fisikal dilakukan terhadap aset-aset fisik perusahaan, sedangkan aspek logikal terhadap sistem informasi di level manajemen (misal: sistem operasi). Pengendalian umum sendiri digolongkan menjadi beberapa, diantaranya:

a)      Pengendalian organisasi dan otorisasi.

Yang dimaksud dengan pengendalian organisasi adalah secara umum terdapat pemisahan tugas dan jabatan antara pengguna sistem (operasi) dan administrator sistem (operasi). Dan juga dapat dilihat bahwa pengguna hanya dapat mengakses sistem apabila memang telah diotorisasi oleh administrator.

b)      Pengendalian operasi.

Operasi sistem informasi dalam perusahaan juga perlu pengendalian untuk memastikan sistem informasi tersebut dapat beroperasi dengan baik selayaknya sesuai yang diharapkan.

c)      Pengendalian perubahan.

Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem informasi harus dikendalikan, termasuk pengendalian versi dari sistem informasi tersebut, catatan perubahan versi, serta manajemen perubahan atas diimplementasikannya sebuah sistem informasi.

d)     Pengendalian akses fisikal dan logikal.

Pengendalian akses fisikal berkaitan dengan akses secara fisik terhadap fasilitas-fasilitas sistem informasi suatu perusahaan, sedangkan akses logikal berkaitan dengan pengelolaan akses terhadap sistem operasi sistem tersebut (misal: windows).

PENGENDALIAN APLIKASI

Pengendalian aplikasi adalah prosedur-prosedur pengendalian yang didisain oleh manajemen organisasi untuk meminimalkan resiko terhadap aplikasi yang diterapkan perusahaan agar proses bisnisnya dapat berjalan dengan baik.

Macam Aplikasi

Aplikasi berwujud perangkat lunak, yang dapat dibagi menjadi dua tipe dalam perusahaan untuk kepentingan audit PDE:

• Perangkat lunak berdiri sendiri

Terdapat pada organisasi yang belum menerapkan SIA dan sistem ERP, sehingga masih banyak aplikasi yang berdiri sendiri pada masing-masing unitnya. Contoh: aplikasi (software) MYOB pada fungsi akuntansi dan keuangan.

• Perangkat lunak di server

Tedapat pada organisasi yang telah menerapkan SIA dan sistem ERP. Aplikasi terinstall pada server sehingga tipe struktur sistemnya memakai sistem client-server . Client hanya dipakai sebagai antar-muka (interface) untuk mengakses aplikasi pada server.

Macam Pengendalian Aplikasi

a.      Pengendalian Organisasi dan Akses Aplikasi

Pada pengendalian organisasi, hampir sama dengan pengendalian umum organisasi, namun lebih terfokus pada aplikasi yang diterapkan perusahaan. Siapa pemilik aplikasi, tugas administrator, pengguna, hingga pengembangan aplikasi tersebut.

Untuk pengendalian akses, terpusat hanya pada pengendalian logika saja untuk menghindari akses tidak terotorisasi. Selain itu juga terdapat pengendalian role based menu dibalik pengendalian akses logika, dimana hanya pengguna tertentu saja yang mampu mengakses menu yang telah ditunjuk oleh administrator. Hal ini berkaitan erat dengan kebijakan TI dan prosedur perusahaan berkaitan dengan nama pengguna dan sandi nya.

b.      Pengendalian Input

Pengendalian input memastikan data-data yang dimasukkan ke dalam sistem telah tervalidasi, akurat, dan terverifikasi.

c.       Pengendalian Proses

Pengendalian proses biasanya terbagi menjadi dua tahapan, yaitu (1) tahapan transaksi, dimana proses terjadi pada berkas-berkas transaksi baik yang sementara maupun yang permanen dan (2) tahapan database, proses yang dilakukan pada berkas-berkas master.

d.      Pengendalian Output

Pada pengendalian ini dilakukan beberapa pengecekan baik secara otomatis maupun manual (kasat mata) jika output yang dihasilkan juga kasat mata.

e.        Pengendalian Berkas Master

Pada pengendalian ini harus terjadi integritas referensial pada data, sehingga tidak akan diketemukan anomali-anomali, seperti:

• Anomaly penambahan
• Anomaly penghapusan
• Anomaly pemuktahiran/pembaruan

Hubungan Pengendalian Umum dan Aplikasi

Hubungan antara pengendalian umum dan aplikasi bersifat pervasif. Artinya apabila pengendalian umum terbukti jelek, maka pengendalian aplikasinya diasumsikan jelek juga, sedangkan bila pengendalian umum terbukti baik, maka diasumsikan pengendalian aplikasinya juga baik.

COSO Framework 2013

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, atau disingkat COSO, adalah suatu inisiatif dari sektor swasta yang dibentuk pada tahun 1985. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut. COSO telah menyusun suatu definisi umum untuk pengendalian, standar, dan kriteria internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian mereka.

Dalam pengembangannya, COSO beberapa kali melakukan perubahan dalam halnya sebagai perbaikan untuk menyesuaikan faktor-faktor pengendalian internal dengan
perkembangan zaman. Untuk COSO Framework yang terbaru yaitu tahun 2013. Berikut komponen yang terdapat dalam COSO Framework 2013 :

 Gambar : Kubus COSO Framework 2013.

1. Control Environment

Tindakan atau kebijakan  manajemen yang mencerminkan sikap manajemen puncak secara keseluruhan dalam pengendalian manajemen. Yang termasuk dalam control environment:

– Integrity and ethical values (integritas dan nilai etika)

– Commitment to competence (komitmen terhadap kompetensi)

– Board of Directors and audit committee (dewan komisaris dan komite audit)

– Management’s philosophy and operating style (filosofi manajemen dan gaya mengelola operasi)

– Organizational structure (struktur organisasi)

– Human resource policies and procedures (kebijakan sumber daya manusia dan prosedurnya)

2. Risk Assessment

Tindakan manajemen untuk mengidentifikasi, menganalisis risiko-risiko yang relevan dalam penyusunan laporan keuangan dan perusahaan secara umum. Yang termasuk dalam risk assessment:

– Company-wide objectives (tujuan perusahaan secara keseluruhan)

– Process-level objectives (tujuan di setiap tingkat proses)

– Risk identification and analysis (indentifikasi risiko dan analisisnya)

– Managing change (mengelola perubahan)

3. Control Activities

Tindakan-tindakan yang diambil manajemen dalam rangka pengendalian intern. Yang termasuk control activities:

– Policies and procedures (kebijakan dan prosedur)

– Security (application and network) –> (keamanan dalam hal aplikasi dan jaringan)

– Application change management (manajemen perubahan aplikasi)

– Business continuity or backups (kelangsungan bisnis)

– Outsourcing (memakai tenaga outsourcing)

4. Information and Communication 

Tindakan untuk mencatat, memproses dan melaporkan transaksi yang sesuai untuk menjaga akuntablitas. Yang termasuk komponen ini adalah sebagai berikut.

– Quality of information (kualitas informasi)

– Effectiveness of communication (efektivitas komunikasi)

5. Monitoring

Penilaian terhadap mutu pengendalian internal secara berkelanjutan maupun periodik untuk memastikan pengendalian internal telah berjalan dan telah dilakukan penyesuian yang diperlukan sesuai kondisi yang ada. Yang termasuk di dalam komponen ini, yakni:

– On-going monitoring (pengawasan yang terus berlangsung)

– Separate evaluations (evaluasi yang terpisah)

– Reporting deficiencies (melaporkan kekurangan-kekurangan yang terjadi)

Sumber :

http://sciencebooth.com/2013/05/21/pengertian-dan-komponen-coso-framework/ diakses pada tanggal 30 November 2015 pukul 02.17.

https://id.wikipedia.org/wiki/COSO diakses pada tanggal 30 November 2015 pukul 02.20.